考勤异常确认制度
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考勤异常确认制度

劳动争议日益增加，其中因考勤而产生的纠纷不在少数。不仅迟到早退和旷工涉及考勤问题，而且加班工资和年休假也与考勤相关。这些纠纷一旦诉诸仲裁法院，劳动者或其代理人往往主张不清楚不知道没见过，力图把举证责任全部推给用人单位，用人单位经常因此败诉，所以需要加强考勤管理。

用人单位的考勤通常是通过电子模式进行管理的，有些是直接打卡，有些用指模，还有些用瞳孔。这些过程中形成的电子证据虽然属于证据类型之一，但被直接采纳的可能性较低，所以会形成一种悖论：一方面因为用人单位有管理义务而需要承担更多的举证责任，另一方面用人单位提供的证据因系电子证据而难以被认定，这是司法实践中涉及考勤案件用人单位容易败诉的原因之一。

败诉的具体原因因案件类型不同而有所差异。因劳动者考勤违纪而解雇的纠纷，基本上涉及迟到早退或旷工，用人单位需要承担举证责任，最高人民法院早在2001年的《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》中就规定：“因用人单位作出的开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定而发生的劳动争议，用人单位负举证责任”。这一规定并不违反“谁主张谁举证”的证据规则基本原则，可是，此类案件的特殊性在于用人单位主张的是劳动者没有上班，如何配置举证责任成为司法实务部门争论不休的问题。

用人单位作为管理者，毫无疑问有责任提供基本的管理资料作为证据，不仅包括各类管理制度，也包括各类考勤记录。劳动者一旦否定用人单位提供的相关证据，从逻辑上来看，司法部门也应当要求劳动者承担适当的举证责任以证明其有过工作，然而实践中司法部门往往不会这么做，因为劳动者通常被理解为弱势群体，所以会仍然要求用人单位进一步举证，用人单位如果不能继续举证，则将承担“举证不能”的后果，也就是基本上要面临败诉的风险了。

用人单位如何举证证明劳动者旷工没上班？除了电子考勤资料显示没有劳动者出入相关记录外，一些同事的证词也可以成为证据，但此类证据效力更低，毕竟有利害关系，考勤异常确认制度将有助于用人单位提高举证能力。考勤异常的确认并不是简单地把考勤记录打印出来让劳动者签名确认，这样既麻烦又低效，考勤异常确认制度是定期或不定期把劳动者迟到早退以及旷工、休假、加班等各类特殊情形以书面形式让相关劳动者自己签名确认。这一确认签名非常重要，把各类电子数据转换成了直接的书面证据，完成了固定证据的重要环节。而且固定证据的范围不仅仅包括迟到早退以及旷工等违纪方面，也包括是否加班以及是否休假等工资福利方面。

很多用人单位为了加强加班管理，都设计了加班申请审批制度。这套制度确实有不错的管理价值，也有较好的法律效果，但劳动者仍然有相应的抗辩理由和空间：用人单位为了节约成本而不批准实际上已经存在而且是必须的加班。同时劳动者可以通过邮件发送时间、外出工作记录、录音以及同事证词等证据来证明存在延时工作，存在加班。在这种情形下，司法部门往往会酌情判决用人单位支付一定的加班费。如果能够有劳动者自己签名确认的加班记录，则用人单位可以籍此对抗劳动者上述证据，使得案件结果有利于用人单位。

考勤异常确认制度不仅可以运用到加班争议中，也可以解决休假待遇纠纷。劳动者依法享有各类休假，但其中带薪年休假因其特殊性也纠纷不断，用人单位经常发现无法证明劳动者休的是哪年的假，休了多少假，因为劳动者往往对用人单位提交的相关证据都不予认可，最后因此产生风险。如果定期或不定期对已休年假或剩余年假进行确认，不仅免除了举证责任，而且也可以让劳动者无法浑水摸鱼，甚至可能消灭案件于无形。

考勤异常确认制度除了帮助用人单位固定证据外，也有助于发现问题，改善管理。考勤异常确认制度不仅能够确认已经发生的迟到早退和旷工，也不仅能够确认休假和加班的数据等信息，还可以通过这一途径核对薪酬发放是否准确，反馈劳动者对公司管理制度和管理人员的意见。

劳动者对考勤异常情况签名就意味着确认，就意味着风险降低乃至消除。有人说，劳动者不肯签名岂不没有作用？这并不成为问题。考勤异常一般情况下一月一签或一季一签，如果劳动者不签，风险也就是上次签名之后到不签名这段期间而已。即使存在理解分歧，但由于可期待利益已经固定在此特定期间，风险同样得以降低。而且如果劳动者不签名，用人单位可以就此询问具体原因，发现问题并再行调查核实，这是最好的获得信息的途径之一。如果确实是用人单位管理存在过错或失误，及早发现并加以改正不仅有助于解决个案，更有利于建立良好的企业文化和员工关系。如果调查结果显示系劳动者个人误解或另有想法，用人单位即使不便直接处理，也可以通过这个手段甄别问题员工并通过其他管理手段化解相关矛盾和潜在风险。所以，无论签与不签，用人单位都能够实现管理价值。

还有人问，劳动者说是用人单位强迫签名的怎么办？这也不是问题。用人单位以核实劳动者已发薪酬福利是否准确并作善意提示即可，员工对此在心理上应该不难接受。用人单位既无需强迫，也无需且不应使用其他不正当手段。只要签了，主张强迫签名的举证责任就在于劳动者，正常情况下司法部门不会轻易采信强迫签名的观点的，毕竟劳动者都是成年人，可以签也可以不签，完全有权选择。

有人认为签名好麻烦，而且浪费纸张不太环保。这点不得不承认。但是，用人单位可以尽可能简化压缩相关信息以节约纸张，避免浪费，实在不行，半年一签也是个办法；也还可以通过发放工资条或培训以及开会的机会顺便签名，减少麻烦，因为发工资条本来就是法定义务。而且，相对于法律风险和管理价值而言，这些麻烦和成本至少在一定程度上是可以考虑接受的。