规章制度的民主程序

广东瀚诚律师事务所 彭小坤
本文己发表于HR730、CCH
《劳动合同法》第四条第二款规定:“用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,应当经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定”,所以该法生效之后,用人单位制订、修改涉及员工切身利益的规章制度无法回避相应的民主程序了。
广东省高级人民法院、广东省劳动争议仲裁委员会在2008年《关于适用<劳动争议调解仲裁法>、<劳动合同法>若干问题的指导意见》(以下简称《指导意见》)中更是明确规定:“《劳动合同法》实施后,用人单位制定、修改直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,未经过《劳动合同法》第四条第二款规定的民主程序的,原则上不能作为用人单位用工管理的依据。但规章制度或者重大事项的内容未违反法律、行政法规及政策规定,不存在明显不合理的情形,并已向劳动者公示或告知,劳动者没有异议的,可以作为劳动仲裁和人民法院裁判的依据”,这一规定基本上被各省市法院系统和仲裁系统采纳,所以一旦规章制度在民主程序上出问题,用人单位在处理员工时会非常被动。
民主程序包括“讨论”和“协商”两个部分,讨论的主体是全体职工或职工代表大会,协商的主体是工会或职工代表。国有企业依法必须建立职工代表大会,但非国有企业很多没有正式的职工代表大会,所以就以企业俱乐部、伙食管理委员会兼职工代表大会,再组织相关“代表”进行讨论,以满足法律要求,毕竟全体职工开会讨论是不现实的;有些企业没有任何可以兼的机构,也就临时让相关部门非正式地推选一些员工来开会“讨论”,这也可以接受,只要做好签到和记录即可,因为现在法律上并没有强调要求如何推选“代表”,全国总工会《企业民主管理规定》相关规定并非法律,参考即可。有些企业为了证明广泛征求过意见,满足了“讨论”的实质性需求,把草案公示并发邮件给员工,同时对员工反馈的各类邮件和问题逐一进行登记汇总,虽然没有人签名,但也具有很强的说服力;在此之后再结合代表针对这些问题进行讨论,可以进一步印证征求意见并非流于形式。协商也一样要签到并做好记录,如果有工会,最好是工会相关成员参与;如果没有工会,可以跟“讨论”一样让“代表”参与,代表的数量也没特别要求,只要合理即可。
万一用人单位的规章制度没有履行民主程序,那就得另外想办法了。先看看原来的规章制度是否制订于2008年1月1日之前,如果是,也还有机会,因为广东省高级人民法院、广东省劳动争议仲裁委员会的《指导意见》还留了一点点余地:“用人单位在《劳动合同法》实施前制定的规章制度,虽未经过《劳动合同法》第四条第二款规定的民主程序,但内容未违反法律、行政法规及政策规定,并已向劳动者公示或告知的,可以作为用人单位用工管理的依据”,但公示、告知程序还是免不了,要是连这都没有,基本上就没办法过关了。不少跨国企业有《员工行为准则》之类的制度,却往往因为没有履行也没办法履行民主程序而无法直接适用,或许不得不考虑把这类制度的重要内容直接约定为劳动合同条款,因为以劳动者严重违反劳动合同约定进行处理有时也能够获得支持。
现在的新问题是员工意识到民主程序对于用人单位规章制度适用的重要性后不再配合用人单位推举代表,甚至不让原有代表参加开会,无论是“讨论”还是“协商”,都难以完成。个别员工在仲裁诉讼中因为用人单位民主程序不到位而获得胜诉后在员工中广泛宣扬,使得用人单位弥补民主程序的动作更加困难。用人单位遇见这种情况一定不能和员工硬来,需要淡化处理,不宜再要求员工签名推举代表;如果确需继续完成民主程序,要考虑采用前述最简化的模式来处理,同步做好录音录像工作即可,应该也有机会被认定为完成了民主程序,因为国内司法机构对此过程中为了固定证据进行的录音录像是认可的,而且无需征得被录音录像人员同意,也无需事先知会。

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