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新冠疫情后企业用工管理完善思考
广东瀚诚律师事务所 钟琳 彭小坤
本文已发表于“瀚诚劳动法团队”微信公众号、HR730、CCH、LexisNexis
新冠疫情是史无前例的突发不可抗力事件，国家和各地方政府部门陆续出台了一系列疫情期间延长假期、推迟复工、员工安置等相关用工政策，一方面依法维护劳动者的合法权益，另一方面也为用人单位特殊时期合法合规地进行用工管理提供了有效的指导。但是，相关政策存在一定差别，容易引起分歧，各用人单位HR在具体执行操作时也遇到不少困难，企业应当从中总结相关经验，优化完善本单位相关用工管理制度和相关工具，以便未来再发生类似不可抗力情形时，能够更主动、灵活和有效的应对，具体建议可以从以下方面进行思考：
一、完善工作任务全流程管理体系
国家人社部与全国总工会、中国企业联合会/中国企业家协会、全国工商联共同下发的《关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间稳定劳动关系支持企业复工复产的意见》（人社部发〔2020〕8号，下称《国家意见》）规定：“对因受疫情影响职工不能按期到岗或企业不能开工生产的，要指导企业主动与职工沟通，有条件的企业可安排职工通过电话、网络等灵活的工作方式在家上班完成工作任务”，疫情期间确实有不少企业安排员工通过内部OA、邮件、钉钉、微信等工具在家办公，但因为是临时仓促的安排，大多反映工作效果不佳。因为在家远程办公听起来很美好，实际上因为现代企业内部有不同分工，需要各部门员工协同办公才能完成相关工作任务。而在家远程办公由于不具备集中、统一并有秩序管理的工作环境，需要员工有比较强的自我管控力，否则很容易放任自流，无法达到预期的工作效率和工作效果。为此，建议企业结合自身生产经营需要设计相关制度和系统工具，将工作任务（计划）分配、安排、追踪、反馈和评价全流程实现即时响应线上化，将整个工作过程和结果全面记录留痕，一方面实现工作过程有效指导与监督，帮助员工做好工作管控，另一方面也有利于后续以此进行绩效考核及绩效结果应用，甚至还能就此形成知识库，在企业内部实现工作经验传承。实际上，只要相关设计合理且系统工具便捷，现场办公也可以采用这一管理体系，提升管理效率，增强管理效果。
二、完善特殊假期设计及配套薪酬办法
《国家意见》同时规定“对不具备远程办公条件的企业，与职工协商优先使用带薪年休假、企业自设福利假等各类假。”北京、江西省等地区也有类似规定。本次疫情导致延迟复工时间较长，国家法定年休假天数非常有限，而国家劳动法律法规及疫期政策对福利假均无具体规定。企业福利假来源于外资企业管理制度，外资企业一般规定员工入职后即每年都有15天年休假，但因中国法律规定年休假天数与工龄挂钩，工龄10年以下的员工只有5天年休假，工龄10至20年的员工也只有10天年休假，工龄20年以上的才有15天年休假，因此多余的天数转化为了福利年休假，未休或未休均作废，企业无需支付任何补偿，主要目的是避免员工故意不休年休假而支付高额成本。实际上国内企业大部分都没有规定优于法定年休假的福利年休假，如因疫情及类似不可抗力情况而增设特殊福利年休假，反而可能会额外增加企业负担。因此也建议企业同时参考厦门市人社局2020年1月30日发布的《厦门市新型肺炎疫情防控期间企业劳动关系调整与工资支付政策指引》（下称《厦门指引》）相关规定处理：“企业职工医疗期期满、医学观察期期满、隔离期期满或者政府采取的紧急措施结束后需要继续在家休养的，职工无病休证明的，职工应当及时向企业说明情况，并按照企业规章制度的规定履行请假手续，根据实际情况可以请病假、年休假，或协商待岗、劳动关系中止等。”“职工无医疗机构病休证明，且无任何假期可用的，可以按照企业规章制度规定申请事假。”考虑在公司休假制度中设计规定特殊情况下企业可主动安排员工休事假，对于该事假期间的待遇，可以结合企业实际情况、员工需求并参考《厦门指引》的规定设计：“企业从职工关系管理的角度，给予职工人性化的关怀，给予带薪事假，具体标准企业可以自主确定。”企业发放一定标准的生活费，既降低企业成本，也保障员工基本生活，同时稳定了就业，更符合国家导向和要求。具体操作上，企业可考虑结合不同工作岗位在特殊时期的工作需求，设计特殊休假的条件、天数、休假期间的薪资待遇、申请和审批流程等等，确保在具体运用时能够有章可循。当然，无论特殊事假设计是否带薪，因仍存在劳动关系，企业均需缴纳五险一金。
三、完善劳动报酬结构及运用机制
国家人社部办公厅发布的《关于妥善处理新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控期间劳动关系问题的通知》（人社厅发明电[2020]5号》）规定：“隔离治疗期间或医学观察期间以及因政府实施隔离措施或采取其他紧急措施导致不能提供正常劳动的企业职工，企业应当支付职工在此期间的工作报酬”。一些地方政府进一步做了相应规定，如北京市人社局发布的《关于做好疫情防控期间维护劳动关系稳定有关问题的通知》规定“隔离、医学观察期间的工资待遇由所属企业按正常工作期间工资支付”，广东省等地方也有类似规定。但是对于什么是“正常工作时间工资”国家并没有特别明确的规定，一些地方法规有相关规定如《广东省工资支付条例》规定：“正常工作时间工资，是指劳动者在法定工作时间内提供了正常劳动，用人单位依法应当支付的劳动报酬。”“用人单位与劳动者应当在劳动合同中依法约定正常工作时间工资，约定的工资不得低于所在地政府公布的本年度最低工资标准。未约定的或者约定不明确的，以用人单位所在地县级人民政府公布的上年度职工月平均工资作为正常工作时间工资；实际支付的工资高于当地政府公布的上年度职工月平均工资的，实际支付的工资视为与劳动者约定的正常工作时间工资。”同时规定“正常工作时间工资不包括延长工作时间工资和中班、夜班、高温、低温、井下、有毒有害等特殊工作环境、条件下的津贴。“《深圳市员工工资支付条例》也规定可以约定正常工作时间工资。因此建议企业结合自身经营情况，参照以上规定来设计员工薪酬结构，在offer、劳动合同中约定及规章制度中规定正常工作时间工资为基本工资或底薪，不包括加班补贴、津贴、福利待遇、绩效奖金等等。如此设计既保障了员工在疫情特殊情况下享有基本工资待遇，但也与其他同期处于非特殊情况而正常工作的员工待遇有所区别，相对公平并可以减少分歧，避免员工之间不平衡导致的纠纷和麻烦，也能鼓励员工积极工作，促进企业尽快恢复正常生产。
目前宏观上我国处于经济下行期，加之今年疫情重创之下，企业经营困难，各方面都需要进行相关调整，用工管理方面也需要总结经验，结合企业实际需求完善相关管理，才能更好地灵活应变，与业务部门共同迎接未来的挑战。
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